Hyresgästföreningens årsmöte i Sundbyberg väljer den ”lilla förhandlingsdelegationen” som deltar i förhandlingen med Förvaltaren tillsammans med en förhandlingsledare. Förhandlingsledaren är en anställd person och som lyder under de riktlinjer som regionstyrelsen beslutat om.
Den stora förhandlingsdelegationen är en grupp som är utsedd av hyresgästföreningarnas årsmöten och som förhandlingsledaren håller möten med. Den stora förhandlingsdelegationen ska besluta om inriktning utifrån regionstyrelsens förhandlingsriktlinjer men det förutsätter att den får del av dem. Den stora förhandlingsdelegationen ska även vara rådgivande till lilla delegationen och besluta om förhandlingsöverenskommelser med Förvaltaren. Förhandlingsdelegationerna är i Sundbyberg inte till för förhandlingar med alla hyresvärdar utan bara för förhandlingar med det kommunala bostadsbolaget Förvaltaren.
